Time management: met deze tips maak je je week rustiger en overzichtelijk

We willen zoveel op een dag doen, maar komen chronisch tijd tekort. Het is een hard gelach voor een nieuwe generatie die wil werken, genieten, sporten en ontwikkelen in recordtempo. Het gevolg is dat we onszelf in het ergste geval opbranden, maar voor dat punt is bereikt ook al flink onder druk staan. Denk maar eens aan hoe vaak je spanning waarneemt in je lichaam of dat je hersenen bijna crashen door de permanente input van nieuwe informatie. Wij bij Generation vinden dat dat anders kan, en stappen uit het hamsterrad. Met deze 5 simpele tips & tricks kun jij je werkweek een stuk rustiger en overzichtelijker maken, en de tijd die je hebt écht benutten.

1. Stop die multitaskings
De hele dag door verschijnen nieuwe mails, apps en pop-ups op al je schermen met als gevolg dat je praktisch de hele dag afgeleid bent. En hoeveel tabbladen had je alweer openstaan? Oh, en snel nog even die online sale scoren. Multitasken is slecht voor je focus, maar al helemaal funest voor je probleemoplossend vermogen. Wist je namelijk dat je intelligentie met 17% daalt als je met meerdere dingen tegelijk bezig bent? Ga maar na wat voor een effect dat kan hebben op de strategie waar je aan werkt, of dat nieuwe projectplan voor een bouwproject. Begin dus aan een taak, werk er een afgebakende periode aan en  start dán pas met het volgende item op je to-do-lijst.

2. Nooit meer mailstress
We zijn niet zo van de open deuren, maar bekijk je mails, apps en andere berichten op 1 of 2 vaste momenten per dag. Een keer in de ochtend en een keer in de middag is echt meer dan genoeg. Degenen met minder discipline kunnen in Outlook zelfs een functie aanzetten die je mails op een vast moment per dag laat binnenkomen. Een andere kleine mailtip is om de vereiste actie altijd in het onderwerp van je mail te zetten: ter goedkeuring; ter info; verzoek of checken. Sluit altijd af met een deadline, zo weet de ontvanger precies wat er met de mail moet gebeuren.

3. Dit is urgent, dat niet
Net op het moment dat zin in koffie hebt, loopt er een collega langs die druk gebarend naar zijn telefoonscherm wijst en je iets heel grappigs wil laten zien. Tegelijkertijd komt er een mail binnen van je baas met als onderwerp “SPOED, projectplan graag einde dag aanleveren”. Nu kun je in dit geval makkelijk bepalen wat echt belangrijk is, maar in de meeste gevallen is lastiger. We bestempelen iets als dringend, wanneer je je huidige werk ervoor moet stilleggen. Belangrijk is om binnen het bedrijf of organisatie afspraken te maken over wat dringend is, zodat iedereen op een lijn ligt. Door te leren wat urgent is, en wat niet, blijf je langer gefocust en laat je je minder snel afleiden. Echt dringende zaken moeten vandaag of deze week gebeuren. Iets is onbelangrijk als er niks ernstigs gebeurt als deze  taak niet per direct wordt uitgevoerd.

4. Ruim je hoofd op
Waar de lachwekkende naam vandaan komt? Dat laten we even achterwege, maar de ‘pomodoro techniek’ is echt geweldig! Je start deze techniek met het maken van twee (digitale) takenlijsten: één met alles wat er aan activiteiten in je hoofd zit en één lijst waarop die activiteiten zijn gerangschikt op urgentie en opgedeeld worden in taken van 25 minuten. Activiteiten die langer duren dan 30 minuten horen trouwens thuis in de agenda en niet op de takenlijst. Je werkt aan de taken in afgebakende tijdsblokken van 25 minuten, gevolgd door 5 minuten pauze. Na 2 uur te hebben gewerkt is het tijd voor een langere pauze van ongeveer een half uur. We wandelen ons momenteel suf, maar het is altijd een goed idee om tussen het werk door even naar buiten te gaan. Lees hier meer over de Pomodoro techniek.

5. Tools for life
Er zijn een hoop apps die beloven je leven makkelijker te maken, maar deze drie zijn echt de moeite waard. Nooit meer iets vergeten lijkt ondenkbaar, maar de app Braintoss helpt je om jouw spontaan opgekomen masterplan als spraakbericht op te nemen en om te zetten in geschreven mails. In de bijlage van de mail zit ook je audio opname die je altijd weer terug kunt luisteren. Scannable is een een handige en simpele app om alles wat je niet wil kwijtraken in te scannen, op te slaan en te mailen. Wat dat oplevert? Nooit meer zoeken kwijtgeraakte bonnen en facturen. Met hulp van Forest leg je je telefoon makkelijker weg en blijf je gefocust werken aan een taak, wie wil dat nou niet! Je plant digitaal een zaadje wanneer je klaar bent om aan de slag te gaan, stel je vervolgens een timer in. Als je je aan de opdracht houdt, groeit je boom – maar als je de app om wat voor reden dan ook verlaat, sterft je boom.